![xoBlos[ゾブロス]](https://xoblos-dit-ms.com/wp-content/themes/xoblos/assets/img/common/logo.svg){kind=logo}
経理業務に欠かせない、Excelの「集計作業」。
売上集計や仕入集計、粗利計算から、拠点別・担当者別・商品別の分析まで、毎月繰り返し発生する業務に多くの時間を費やしていませんか？
会計ソフトや基幹システムを導入していても、自社専用のフォーマットに合わせた資料を作成するには、結局Excelにデータを取り込み、コピー＆ペーストや関数・マクロを駆使して加工しなければならないのが現状です。
その結果、「月末は深夜残業が当たり前」「資料作成に数日かかる」といった声も珍しくありません。
そこで注目されているのが、Excelの集計を効率化できる「集計ソフト」です。
本記事では、経理部門が直面している課題をまとめ、それを解決する集計ソフト「xoBlos（ゾブロス）」をご紹介します。
経理でExcel集計に時間がかかる理由
出力データを資料にするための加工が必要
大手企業を含め、多くの会社では会計・給与システムを利用しています。しかし、導入しているパッケージソフトの出力データを、そのまま自社の分析表や資料に活用できるケースはほとんどありません。
多くの経理部門では、自社のフォーマットに変換して役員会議用の資料を作成するといった際に一度エクスポートしてからExcelで編集する必要があるのが現状です。
またこの編集作業は毎月必ず発生する定常業務であり、3日もの時間を毎月残業していることは珍しくありません。月末や決算期など会計が締まる日には、経理部の夜は遅くなりがちです。
コピー＆ペーストの限界
多くの経理部門では、データの加工をコピー＆ペーストを基本としてExcelで作業しています。一見するとシンプルな方法ですが、実際には膨大な時間と手間がかかり、担当者のスキルや経験に強く依存してしまいます。
またコピー＆ペーストの作業は入力ミスや貼り付け漏れといったヒューマンエラーを招きやすく、ダブルチェックなどの手間もかかり、迅速で正確な集計が求められる経理部門において大きな負担になりがちです。
関数やマクロが属人化してしまう
Excelの関数やマクロを駆使すれば、こうした集計作業を効率化できますが、ファイルが重くなる、メンテナンスが困難になるといった課題があります。
さらに、マクロを開発した人しかメンテナンスができないといった「属人化」のリスクも非常に高くなります。SEにマクロを組んでもらったのに、そのSEが退職・異動になったためメンテナンスや修正が出来なくなったという話も良く聞きます。
集計ソフト「xoBlos(ゾブロス)」でExcel編集を効率化
xoBlos(ゾブロス)とは？基本機能と特徴
「xoBlos（ゾブロス）」は、そんな膨大な時間のかかる出力データの編集作業を、ワンクリックで完了できる集計ソフトです。
基幹システムから取り出したデータや、全国の拠点から集めたExcelファイルを、自社で使いやすいフォーマットに一瞬で変換できます。完成したデータはすぐに配布でき、さらに必要に応じて自動でメール送信することも可能です。
クリック操作で完結する集計・変換処理
従来のように関数やマクロを埋め込む必要はありません。xoBlosでは、必要な処理を事前に設定しておけば、毎月クリック操作だけで集計・変換処理が完了します。
経理担当者の業務を圧迫している複雑なExcel操作を排除し、作業時間を大幅に削減することが可能です。
柔軟なカスタマイズ性
xoBlosの処理は「制御ファイル」と呼ばれる設定ファイルで管理されます。これは自社で作成・編集することもできるため、業務の変化や新しい帳票への対応もスムーズです。
SEに依存せず経理部門内で柔軟に運用できる点も、xoBlosが高く評価されている要素のひとつです。
xoBlos(ゾブロス)の内製に関してはこちらの記事もご覧ください。
➡基幹システムからのデータ編集加工が楽で効率的に！
xoBlosを導入するメリット
集計作業の時間を大幅に削減できる
xoBlosを導入する最大のメリットは、これまで数時間かかっていた集計作業をたった数分で完了できる点です。
基幹システムから出力したデータを自動で集計・変換できるため、手作業によるコピー＆ペーストや複雑な関数設定は不要になります。
人的ミスを防ぎ、データ精度が向上する
コピー＆ペーストを中心にした手作業での集計は、転記ミスや関数エラーといったヒューマンエラーが避けられません。
xoBlosでは、一度設定した処理を自動で繰り返すため、同じルールで正確にデータを処理できます。これによりダブルチェックの手間なども削減し、担当者の負担も大きく減らすことができます。
誰でも同じ手順で処理できる（属人化の解消）
Excelマクロや関数とは異なり、xoBlosはクリック操作で処理を設定できるため、プログラミングの知識は不要。誰が担当しても同じ手順で業務を遂行でき、属人化を防ぎます。
担当者依存による業務リスクを排除し、安定したオペレーションを維持できるため、教育コストや引き継ぎの手間を抑えることができ、組織全体の生産性向上につながります。
【事例】xoBlosでできること
事例1.売上・仕入データから仕訳データを自動作成
基幹システムから売上・仕入データをエクスポートし、特定の摘要を条件に仕訳データを自動作成。そのまま基幹システムにインポートできるようになりました。
従来の手作業でかかっていた数時間にもおよぶ作業時間が、大幅に短縮されました。
事例2.営業所データを集約して予算／実績表を自動生成
各営業所から提出されたデータをxoBlosで集約し、ワンクリックで予算／実績表を作成できるように。
データが揃っているかどうかも一覧で確認できるため、会議準備のスピードと正確性が格段に向上しました。
まとめ
Excelを使った集計作業は、経理業務における大きな負担の一つです。関数やマクロで一時的に効率化できても、属人化やメンテナンスの問題がつきまといます。
集計ソフト「xoBlos（ゾブロス）」を活用すれば、基幹システムや会計ソフトからのエクスポートデータを、誰でも簡単に希望のフォーマットに変換可能です。
「毎月の残業や煩雑な集計作業を減らし、経理部門の生産性を高めたい！」そんな方はぜひ一度xoBlosの無料相談をご利用ください。
この記事を書いた人
