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「毎日、終わりの見えない大量のデータ入力に追われて疲弊している」
「本来、企業の成長に注力すべき分析業務に時間が使えない」
日常業務において、データ入力や転記といった定型作業に貴重な時間を奪われ、本来の業務への集中を妨げられていませんか？この課題を劇的に解決し、業務効率を飛躍的に向上させる最も効果的な手段が、Excelデータの入力自動化です。
本記事では、データ入力自動化がもたらす具体的なメリットを解説するとともに、関数やマクロ、外部ツールなど、初心者でもすぐに取り組める具体的な方法を4つ紹介します。Excel業務の煩雑さに悩む経理担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
Excelのデータ入力を自動化する3つのメリットとは？
Excelのデータ入力を手作業ですると、非効率なうえミスの温床となりがちです。
ここではExcelのデータ入力を自動化した場合のメリットを3つ解説します。
1.作業時間の短縮
手作業で数時間かかる定型作業は、自動化すれば数分で完了できます。従業員は単純な繰り返し作業から解放され、より創造的で付加価値の高い業務に集中できるでしょう。
2.ヒューマンミスの撲滅
手動の作業は、疲労や集中力の低下などによる入力ミスやコピペミスといった「ヒューマンエラー（人為的なミス）」が避けられません。ヒューマンエラーはデータの信頼性を損なうだけでなく、誤った意思決定や損害につながるリスクがあります。
入力作業を自動化すれば、設定されたルール通りに処理できるため、ほとんどのヒューマンエラーを防げます。
3.属人化の解消
データ入力作業が特定の熟練社員などに依存してしまう「属人化」は、担当者不在時に業務が滞る原因となります。
自動化すれば、個人のノウハウに依存せず、誰でも同じ品質の業務を遂行できます。
データ入力を自動化・効率化する4つの方法
データ入力を自動化・効率化する方法を4つ解説します。
標準機能と関数で「入力ミス」を防ぐ
Excelの標準機能と関数の活用は、自動化の第一歩です。
例えば「データの入力規則」を使って入力できる値の範囲や形式を制限したり、プルダウンリストを作成したりすることで、手入力によるミスを未然に防げます。また、VLOOKUPやSUMIFなどの関数でデータの自動参照や集計を行えば、手作業による転記ミスや計算ミスを削減できます。
Power Queryで「データの取り込み」を効率化
Power Queryは、Excelに標準搭載されているデータ加工・整形ツールです。
複雑なデータクリーニングや整形手順でも、一度手順を記録すれば次回以降はボタン一つで処理を自動実行できます。しかし設定した「クエリ（処理手順）」は裏側で保存されるため、パッと見ではどのような処理が行われているか分かりにくい場合があります。そのため、作成した本人しか修正やエラー対応ができない「属人化」のリスクは残ります。
VBA（マクロ）で「より複雑な処理」を自動化
VBA（Visual Basic for Applications）は、Excelの複雑で柔軟な処理を自動化するためのプログラミング言語です。
複数のシート間をまたぐ大量のデータの移動や加工、ファイルの自動作成といった高度な処理ができます。
プログラミングの知識は必要ですが、頻繁に発生する複雑な反復作業を自動化し、業務効率を飛躍的に向上させます。
外部ツール（RPA・xoBlos）を導入する
Webシステムからのデータ取得や会計システムへの入力など、業務全体を自動化したい場合は外部ツールが必要です。RPA（Robotic Process Automation）は、Webシステムからのデータダウンロードや、会計システムへの入力操作など、エクセル外の操作を自動化します。
帳票処理やデータ統合・変換のような複雑な処理には、xoBlos（ゾブロス）のような専門ツールが多くの経理・管理部門で活用されています。
複雑なExcelデータ入力の自動化なら「xoBlos」が最適！
VBA知識がなくても、複雑なExcel業務を諦める必要はありません。xoBlos（ゾブロス）は、ノーコードで複雑な経理業務などを自動化できる専門ツールです。
今あるExcelフォーマットを「そのまま」活用できる
多くの自動化ツールと異なり、xoBlosは現在使用している複雑なExcelフォーマットや帳票をそのまま利用可能です。
既存のExcelファイルを活かした導入が可能なため、フォーマット変更の手間やコストを削減できます。
ノーコードだからプログラミング知識は一切不要
VBAやPower Queryは、専門的なプログラミング知識が必要なものもあります。しかし、xoBlosはノーコード（非プログラミング）で自動化できるよう設計されているのが特徴です。
業務担当者は日本語で処理命令を作成するだけで、自動化の仕組みを簡単に構築・設定できます。
まずは「無料相談」から可能！
新しい自動化ツールの導入には、自社の業務に本当に適用できるのか、費用対効果はどうかなど、多くの懸念が伴います。
「うちの業務は複雑だから無理かも…」と諦める前に、まずはxoBlosの無料相談を利用してみましょう！丁寧なヒアリングにより、専門担当者が最適な自動化方法を提案いたします。
まとめ
本記事では、Excelデータ入力の自動化がもたらすメリットと、具体的な4つの手法を解説しました。
関数の使用は入力ミス防止に役立ちますが、対応できる業務には限界があります。
Excel業務の効率化を目指すなら、ノーコードで既存のファイルをそのまま活用できるxoBlosが最適です。
手作業や残業から解放され、本来の分析・計画業務に集中できるようになります。
自動化やフォーマット変更なしでの効率化をご希望の場合は、ぜひ一度xoBlosにご相談ください。貴社の課題解決を、専門的にサポートします！
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