Excel（エクセル）業務を自動化する方法3選｜それぞれのメリットと選び方

同じExcel作業を、毎日、毎月、何度も繰り返していませんか？

「手作業での集計に時間がかかる…」
「転記ミスを減らしたい…」
「この作業、もっと効率化できないかな？」

そんな方にこそ知ってほしいのが、Excel業務の自動化です。

本記事では、Excel業務を自動化する方法を3つ厳選してご紹介し、それぞれのメリット・デメリット、選び方のポイントや失敗例までわかりやすく解説します。

自社に合った最適な方法を選び、業務効率化の第一歩を踏み出しましょう！

Excel業務を自動化するメリットとは？

実際、Excel業務を自動化するとどんなメリットがあるのでしょうか。
現場で感じやすい課題をもとに、代表的な4つのメリットをご紹介します。

反復作業の効率化で時間を削減

毎月の請求書作成や労働時間の算出、売上データのコピー＆貼り付けなど、経理や人事、営業など、幅広い部門においてExcelで同じ作業を繰り返すルーチンワークが多く存在します。

これらを自動化することで、1つ1つの処理にかかっていた時間を大幅に短縮できます！

たとえば毎月2時間かかっていた作業を自動化すれば、1年で24時間もの時間削減につながり、そのぶん残業時間を減らしたり、他の業務に時間を回したりすることが可能になります。

人的ミスの防止につながる

手作業でのExcelへの入力や転記は、どうしてもケアレスミスや計算ミスが発生しがちです。一見小さなミスでも、金額のズレや誤送信といったトラブルに発展することもあり、経理業務では特に注意が必要です。

自動化を導入することで、作業のばらつきや個人個人の感覚的な判断を排除でき、正確性の高い処理ができるようになります。ミスによる手戻りや確認作業の手間も減らせるため、結果としてチーム全体の品質向上にもつながります。

属人化のリスクを減らせる

手作業ベースでの運用は、作業内容や手順が明確になっていないことも多く、「この人しかできない」といった属人化のリスクを抱えやすくなります。

担当者の異動や退職によって業務のやり方が不明になり、引き継ぎが困難になるというケースも少なくありません。

自動化によって誰でも使える仕組みを作ることで属人化を防ぎ、組織全体での再現性を高めることができる点も大きなメリットです。

業務改善やDX推進の第一歩になる

「今ある業務をそのまま自動化する」だけでなく、自動化を進める過程で業務のムダや非効率な部分が可視化され、社内全体の改善のきっかけになることもあります。

また、Excel業務の自動化は、DX推進の第一歩としても非常に有効です。紙・手作業ベースの業務や属人化された運用を見直すことは、将来的な業務変革やツール導入に向けた土台づくりにもなります。

実際によく使われているExcel自動化の方法3選

Excel業務自動化の方法にはいくつかの選択肢があります。

ここでは、よく使われている代表的な3つの方法として、「Excelマクロ（VBA）」「RPAツール」「業務自動化ツール」をご紹介します。

方法① Excelマクロ（VBA）

「Excelマクロ」や「VBA（Visual Basic for Applications）」は、最もよく知られている自動化手段のひとつです。

あらかじめ決まった操作を記録・再生したり、独自のスクリプトを記述して繰り返し作業や条件分岐などを自動で実行することができます。

Excelに標準装備されているので、追加コストなく利用できるのも魅力的なポイントです。

【メリット】

• 無料で使える（Excelに標準搭載されている）
• 自由度が高く、細かなロジックを組みやすい
• 単純な繰り返し処理や業務フローの自動化に強い

【デメリット】

• プログラミング知識が必要で学習コストがかかる
• 属人化しやすく、保守性に課題がある
• 複数人での運用や業務全体の可視化には向かない

【導入が向いているシーン】

• 担当者がExcel関数や数式に慣れており、プログラミング学習にも前向き
• 単純な繰り返し処理や、個人で完結する業務を効率化したい
• 追加コストをかけず、まずは小規模に自動化を試したい

方法② RPAツール（WinActorなど）

RPA（Robotic Process Automation）とは、人がPC上で行う操作をロボットが再現する技術のことです。

RPAツールは、日本製・外国製を問わずたくさん存在します。

最近はプログラミングの知識がなくても操作できるノーコード型のRPAツールも多く、中小企業でも手軽に導入できる環境が整いつつあります。

【メリット】

• プログラミング不要で自動化を実現できる
• 複数のアプリケーションをまたぐ操作にも対応
• ノーコードなので誰でも扱いやすく、運用が安定しやすい

【デメリット】

• 複雑なロジックや例外処理には不向き
• 動作が不安定になることがある（アップデートや画面変更に弱い）
• ライセンス費用が発生するケースもある

【導入が向いているシーン】

• プログラミングスキルがない現場部門で自動化に取り組みたい
• 社内で複数のアプリを併用しており、Excel以外の操作も自動化したい
• 対象業務が比較的単純な操作で、そのまま再現できれば十分効果が見込める

方法③ Excel業務自動化ツール（xoBlosなど）

業務効率化のニーズに応える形で、Excelに特化した自動化ツールも登場しています。

たとえば「xoBlos（ゾブロス）」は、Excelを使った幅広い業務を自動化するツールで、プログラミング知識不要で扱えるのが特長です。

日本語で動作手順を入力するだけなので、現場担当者でも簡単に設定・修正ができ、属人化を防ぎつつ高精度な自動処理が実現できます。

【メリット】

• ノーコードで導入・運用が可能
• 使い慣れたExcelベースをそのままに導入できる
• 複数人での利用・保守がしやすく、属人化リスクが低い

【デメリット】

• 初期費用やライセンス費用がかかる
• 導入にあたって業務フローの見直しが必要な場合がある
• Excel特化のため、その他の処理の自動化はできない（RPAとの連携が可能な場合もあります）

【導入が向いているシーン】

• 複数ファイルからの集計や、複雑な帳票作成を毎月繰り返している
• 部署全体で同じ仕組みを使い、属人化を避けながら効率化を進めたい
• プログラミングの知識がなくても現場で運用できるツールを求めている
• 中小企業やチーム単位で、DXの第一歩として業務標準化を進めたい

各ツールの特徴を比較表でチェック！

どの方法が自社に合う？見るべき5つの判断ポイント

それぞれの方法には一長一短があり、「どれが優れているか」ではなく、「どれが自社の業務やスキルレベルに合っているか」を基準に選ぶことが重要です。

ここでは、選定時にチェックすべきポイントを5つご紹介します。

1. 自動化したい業務の「複雑さ」と「再現性」

自動化ツールを選ぶうえでまず重要なのが、業務の「複雑さ」と、それをどれだけ安定して繰り返せるか＝「再現性」です。

たとえば、毎回決まった形式のExcelにデータを貼り付けるだけの単純作業であれば、どの方法であっても十分対応可能です。

一方で、複数のファイルからデータを集計したり、帳票の形式が複雑だったりする業務は、処理フローが入り組んでいることが多く、マクロやRPAだけでは限界があり、xoBlosのようなExcel特化ツールが有効です。

また逆に再現性がまったくない業務の場合、そもそも自動化が難しい場合もあります。

Excel自動化を検討する際は、以下をチェックしましょう！

• 作業の手順は毎回同じか？（＝ルール化されているか）
• 例外対応が多くないか？（＝人の判断が頻繁に入らないか）
• どれくらいのファイル数・シート数が関係しているか？

2. 担当者のITスキルや学習コスト

自動化を誰が担当・運用するかによって、選ぶべき手段は大きく変わります。

特に現場の業務担当者が自ら設定・保守する場合、ITスキルの有無や学習コストの負担感は重要な判断材料になります。

たとえばExcelに慣れている担当者であれば、ExcelマクロやVBAを使って自動化することも現実的です。

しかし、Excelを扱うのが苦手、プログラミングの知識がまったくないという場合には、ノーコードで扱えるRPAやExcel自動化ツールの方が導入しやすいでしょう。

また、スキルが高くても「属人化するリスクが高い」場合には、ツール導入による標準化を優先すべきケースもあります。

Excel自動化を検討する際は、以下をチェックしましょう！

• 自動化を担当するのは誰か？（IT部門担当者か業務部門担当者か）
• メンテナンスや修正は誰が行っていくのか？
• 業務を引き継ぐことのできる同等のスキルレベルの人がいるか？

3. チームでの運用か？個人での活用か？

自動化の対象が「個人の作業」なのか、「チームや部門全体の業務」なのかによって、適した自動化手段も変わります。

たとえば自分1人で行う業務であれば、学習コストは多少かかりますが、マクロやVBAで自動化するのが最適でしょう。

一方で、複数人での運用や、引き継ぎ・他部署との連携が必要な業務では、メンテナンス性・共有性・属人化防止が欠かせません。

このような場合、設定や処理内容が可視化され、誰でも操作できるxoBlosのようなツールが有効です。

Excel自動化を検討する際は、以下をチェックしましょう！

• 同じ業務を複数人で行っているか？
• 他部署や他拠点との連携が必要か？
• 担当者が変わっても使い続けられる仕組みである必要があるか？

4. 導入・運用コスト（費用面と人的リソース）

Excel自動化には、「ツールの費用」だけでなく「学習時間」や「メンテナンスの負荷」も含めた“総コスト”を考慮する必要があります。

たとえばマクロを使えば費用をかけずに自動化できますが、学習時間はかかりますし、構築やトラブル対応に時間がかかることも。

逆に、業務自動化ツールは初期費用やライセンス費用が発生するものの、学習コストや運用・保守の負担を大幅に軽減できるケースもあります。

「無料で始められるか」ではなく、「運用を安定して継続できるか」までを含めて検討しましょう。

Excel自動化を検討する際は、以下をチェックしましょう！

• 初期導入にかかる費用や時間は？
• ランニングコスト（ライセンス・保守費用）は？
• 長期的に見た運用負荷・属人化リスクは？

5. 今後の拡張性・他部署展開の予定はあるか？

Excel業務の自動化は1回限りで終わりではなく、今後の業務拡大や社内展開を見据えて選ぶことが重要です。

「まずは一人の業務を効率化」から始めるとしても、将来的に「他の担当者も使いたい」「別の部署でも同様の処理を導入したい」といった展開が想定される場合、ツールの拡張性や再利用性、管理しやすさが大きな判断ポイントになります。

マクロは柔軟性は高いものの、他者による再利用や部署間展開には不向きです。

一方、xoBlosのような業務特化型ツールであれば、テンプレート化や処理の共通化がしやすく、展開もスムーズです。

Excel自動化を検討する際は、以下をチェックしましょう！

• 他部署でも自動化が必要になる可能性があるか？
• 個人単位ではなく社内全体での業務効率化が必要か？
• 処理内容をテンプレート化・共通化できるか？

Excel業務自動化のよくある失敗

多くのメリットがあるExcel業務の自動化ですが、やり方を誤ると「逆に非効率になってしまった」「誰も使わなくなった」というケースも少なくありません。

ここでは、よくある3つの失敗パターンをご紹介します。

失敗1.導入したは良いが、難しすぎて活用できない

「便利そうだから」とツールを導入したものの、操作が難しかったり、設定が複雑だったりして現場で活用されずに終わってしまうケースは少なくありません。

導入前には、現場のスキルや業務量に合ったツールかどうかをしっかり確認することが重要です。「誰が使うのか」「どの程度の操作を任せられるか」を具体的にイメージして選定しましょう。

失敗2.自動化の対象を誤り、逆に手間が増えた

すべてのExcel業務が自動化に向いているわけではありません。イレギュラー対応が多い処理や、毎回形式が変わるファイルなどは、自動化にかける手間のほうが大きくなる可能性があります。

こうした失敗を防ぐために、最初に業務全体を棚卸しし、「ルール化された反復作業」から段階的に自動化していくことをオススメします。

失敗3.業務が属人化してブラックボックス化してしまった

自動化の仕組みを個人がVBAや独自マクロで構築すると、「作った人にしかわからない」「他の人が触れない」状態になりやすくなります。その結果、担当者の異動や退職で運用が止まってしまう＝ブラックボックス化してしまうことも。

特に属人化しやすいExcel業務においては、設定や処理内容が“見える化”されているツールや仕組みを選ぶことが重要です。

xoBlosのような業務自動化ツールであれば、ノーコードで処理内容を共有でき、複数人での運用や引き継ぎもスムーズに行えるため、属人化対策としても効果的です。

まとめ｜自社に合った方法で、Excel業務の自動化を！

Excel業務の自動化は、単なる作業効率化にとどまらず、ミスの削減や属人化防止、DXの第一歩としても非常に効果的です。

ただし、どの方法が最適かは、業務の内容・担当者のスキル・運用体制・将来的な展開によって変わってきます。

また導入前には「失敗しないための判断ポイント」や「よくある失敗例」も確認し、自社にとって本当に効果のある方法を選ぶことが大切です。
まずは自動化したい業務を洗い出し、小さく始めて徐々に広げていくのがおすすめです。

Excel業務の自動化、どこから始めればいいか迷ったら…
自動化ツール「xoBlos」は、無料相談から可能です！

「どの業務が自動化に向いているのか知りたい」「今のExcel運用に課題を感じている」「ツール導入の前に一度話を聞いてみたい」

そんなお悩みを、専門スタッフが丁寧にヒアリングし、最適なご提案をさせていただきます。
まずはお気軽にご相談ください！

この記事を書いた人

DITマーケティングサービス株式会社　
長谷川

2015年入社。2017年よりxoBlos事業部に所属し、営業として業務効率化や課題解決を支援。近年はCS活動にも注力し、運用後のフォローや改善提案にも積極的に関与。中小企業から大手まで幅広い顧客に対応し、顧客に寄り添う提案で導入後も成果を出せる体制づくりをサポートしている。