データ集計・データ連携を効率化（Excel型データプレパレーション）

7時間(420分)の業務が5分に!

利用頻度が高いExcel

バックオフィスでExcelを利用している業務は多岐にわたります。複雑な明細をまとめるためにExcel利用の請求書、入金管理業務、振込一覧表、資金繰り管理、財務帳票作成などは、見やすい帳票で提出する必要があるために社内固有のフォーマットが利用されています。

ある企業内でのアンケート調査では、社員の半数が集計作業に月に10時間以上かけていると結果がでたそうです。一部の人に集計業務が集中し、その方の稼働時間の5割～8割の工数がかかっていたり、または、週に1時間の集計業務を部内全員が行っている事で、部内のトータル工数としては月に数十時間にもなっていたそうです。どちらも改善する事によって効果が大きいものです。

データプレパレーションとは

作成したデータや帳票は、経営判断や分析、確認のために大変便利なものですが帳票を完成させるまでの工数については、分かってもらえない地味な作業となります。このプロセス(生データを意味のあるデータ、帳票に変換)を、データプレパレーションといいます。

データプレパレーションを効率化することによって

活用できる最新のデータを素早く取得できるようになった製薬会社様では、通常6か月かかる新薬開発のプロセスが２週間に短縮できたそうです。

データプレパレーションツール(xoBlos)を使った事例

月初に７時間かけて、本部データを集計し、各取引先、拠点に前月実績資料を作成し配布している業務が、

5分で完了!

まとめ

課題業務を改善するたびに、ツールの導入やシステムの改変を検討するのは現実的ではないと思いますので、自社内で自動化業務を作り上げる事ができるツールを活用することで幅広い業務の改善、削減時間を増やしていく事ができます。

xoBlos(ゾブロス)をご検討、体験してみてはいかがでしょうか。

この記事を書いた人

DITマーケティングサービス株式会社　
長谷川

2015年入社。2017年よりxoBlos事業部に所属し、営業として業務効率化や課題解決を支援。近年はCS活動にも注力し、運用後のフォローや改善提案にも積極的に関与。中小企業から大手まで幅広い顧客に対応し、顧客に寄り添う提案で導入後も成果を出せる体制づくりをサポートしている。