自動仕訳を実現しました！経理業務の効率化に成功した流通・小売業でのxoBlos導入事例

企業の成長や時代の変化に伴い、会計システムの入れ替えは避けて通れません。しかし、システムを新しくする際、最も頭を悩ませるのが「周辺システムとのデータ連携」ではないでしょうか。

本記事では、会計システムの入れ替えに伴い「xoBlos（ゾブロス）」を導入し、複雑な給与データの会計仕訳を完全自動化した流通・小売業様の事例をご紹介します。

従来の仕組みが抱えていた「メンテナンス性の課題」を解消し、工数ゼロでの仕訳連携を実現した本事例から、自社の業務改善に活かせるヒントをぜひ見つけてください！

「xoBlos（ゾブロス）って何？」という方はこちらの記事をご覧ください。

会計システムの入れ替えが転機に！仕訳自動化「再構築」の理由

企業の活動によって日々発生する膨大な取引データ。これらは最終的に「会計システム」に連携され、決算書となります。

今回ご紹介する企業様でも、別システムで管理している「給与データ」を会計システムへ仕訳データとして連携する業務が存在しました。しかし、会計システムの入れ替えが決まったことで、この連携フローを根本から見直す必要に迫られました。

新しい会計システムを導入すれば、すべてが解決するわけではありません。むしろ、既存の給与システムや販売管理システムから出力されるデータ形式が、新システムの取込仕様（レイアウト）と合致しない場合、その間をつなぐ「変換・加工」のプロセスが新たに発生します。

同社においても、これまでのやり方が通用しなくなるため、新たな会計システムの仕様に合わせた仕訳連携の仕組みを再構築する必要がありました。

実は、これまで使用していた連携の仕組み（ツール）に対しても、現場は下記のような課題を感じていました。

「せっかくシステムを新しくするなら、これらの課題も同時に解決したい」

そう考えた同社は、単なるデータ変換だけでなく、現場での使いやすさと保守性を兼ね備えたツールを検討。その結果、会計仕訳業務での自動化実績が豊富な「xoBlos」をご選定いただきました。

流通・小売業特有の課題として、「店舗数の多さ」や「雇用形態の多様さ」が挙げられます。今回のプロジェクトでも、まさにそのデータの複雑さが大きな壁となっていました。

連携元となる給与データは、以下のような非常に複雑な構成になっていました。

これらがマトリクス状に組み合わされ、かつ特殊なソート順で並んでいるデータでした。これを、新しい会計システムが読み込める「正しい仕訳データの形式」に並べ替え、集計し直す必要があります。手作業で行えば膨大な時間がかかり、ミスも許されない高難度な作業です。

また、今回の再構築にあたり重視されたのが「運用のしやすさ」です。

流通業では店舗の統廃合や新設が頻繁に発生します。その都度、システム担当者や外部ベンダーに修正を依頼していては、コストもスピード感も損なわれてしまいます。そのため、「経理部主導で設定変更や管理ができること」が、ツール選定の必須条件となっていました。

xoBlos導入の結果、同社は課題であった複雑なデータ連携の自動化に成功しました。

xoBlosの強みである「柔軟なデータ抽出・加工機能」を最大限に活用することで、特殊な形式の給与データも、新会計システムの仕様に沿った仕訳ロジックで実装することができました。

バラバラの形式で出力されるデータであっても、xoBlosが設定されたルールに従って自動で読み取り、並べ替え、集計を行います。これにより、毎月の給与仕訳データ作成にかかる作業工数は実質「ゼロ」となり、正確かつスピーディーな連携が実現しました。

懸念されていたメンテナンス性についても、劇的な改善が見られました。

xoBlosの設定では、変換ルールをExcel上の「マスタファイル（対照表）」で管理するように設計されています。

「店舗が増えた」「勘定科目が変わった」

このような変更が発生しても、経理担当者がExcelのマスタに行を追加・修正するだけで対応が完了します。プログラミングの知識は一切不要です。

また、プロジェクト推進においては、会計業務に精通したSEが参画しサポートを行ったことで、お客様も安心して導入を進めることができました。

会計システムの入れ替えは、単なるソフトの変更ではなく、それに付随するデータ連携や業務フロー全体を最適化する絶好の機会です。

今回の事例のように、システム間の隙間を埋める「xoBlos」を活用することで、複雑な手作業や属人化したマクロを排除し、メンテナンス性の高い自動化環境を構築することができます。

xoBlosなら、システム間の複雑なデータ加工をプログラミング不要で自動化し、スムーズな連携を実現します。

まずは無料相談で、貴社のシステム環境や連携したいデータについて、ぜひお聞かせください！

2015年入社。2017年よりxoBlos事業部に所属し、営業として業務効率化や課題解決を支援。近年はCS活動にも注力し、運用後のフォローや改善提案にも積極的に関与。中小企業から大手まで幅広い顧客に対応し、顧客に寄り添う提案で導入後も成果を出せる体制づくりをサポートしている。