会計仕訳って何？基本のルールから勘定科目、作成手順をわかりやすく解説！

毎日の会計仕訳、ルールが複雑で頭を悩ませていませんか？

「借方（かりかた）と貸方（かしかた）、どっちだっけ？」と迷う場面も多いはずです。

また手作業の入力では、ミスが起きないかなど不安も尽きません。修正作業に追われ、本来の業務が進まないのは辛いものです。しかし、仕訳は決算書を作るための大切な土台となる工程であるため、正しく記録しないと、正確な経営判断が下せなくなります。

そこで本記事では、基本ルールを初心者向けに解説します。手順をマスターすれば、日々の苦手意識も薄れるはずです。

記事の後半では、Excel業務を劇的に効率化する秘訣も公開します。正確な経理体制を整えるための参考にしてください。

経理の基本！「会計の仕訳」が必要な理由を解説

経理の実務において、仕訳は全ての業務の出発点といえます。まずは、なぜこの作業が重要なのかを確認しましょう。

企業の取引を記録して決算書を作成する重要なプロセス

仕訳とは、会社で発生した取引を一定のルールで分類することです。

単に過去のデータを集めるだけが目的ではありません。仕訳の本当の役割は、将来の経営判断を支えるための正確な情報を提供することにあります。

例えば、製品価格の設定やコスト削減の戦略立案にも、これらのデータが活用されます。タイムリーな情報を得ることで、経営層は迅速な意思決定が可能になります。

仕訳データは最終的に「貸借対照表」と「損益計算書」になる

日々の仕訳データは、最終的に「財務諸表」という重要な書類へとつながります。具体的には、利益を計算する「損益計算書（P/L）」と、企業の財政状態を示す「貸借対照表（B/S）」の2つです。

これらの書類は、企業の健康状態を外部に示す鏡となります。そのため、仕訳の段階での正確性が極めて重要視されます。

借方・貸方でもう迷わない！5つのグループと分類ルール

仕訳を難しく感じる原因の一つは、「借方」と「貸方」の区別です。しかし、5つのグループに分ければ理解しやすくなります。

資産・負債・純資産・収益・費用には「定位置」がある

会計上の取引は、必ず5つの要素のいずれかに分類されます。まずはこの「定位置」を覚えることが、ミスを防ぐ第一歩です。

「資産」や「費用」が増えたときは、帳簿の「借方（左側）」に記入します。反対に「負債」「純資産」「収益」が増えたときは「貸方（右側）」に記入するのがルールです。

また、一つの取引において、左側（借方）と右側（貸方）の合計金額は必ず一致するというルールがあります。これを『貸借平均の原理』と呼びます。このルールがあるおかげで、左右の金額がズレていれば、どこかで入力ミスが起きているとすぐに気づくことができるのです。

勘定科目の選び方と増減による記載ルールの覚え方

取引の内容を表すラベルのことを「勘定科目」と呼びます。まずは取引によって、どの科目が「増えたか、減ったか」を確認しましょう。「資産である現金が増えたから左（借方）」というように、法則を機械的に当てはめていくのがコツです。Excelで管理する場合、IDと名称を紐づけると効率的です。VLOOKUPなどの関数を使えば、入力の手間と重複ミスを同時に防げます。

初心者でも簡単！実務における仕訳の作成手順

実際の仕訳作業をどのような手順で進めるか解説します。基本を押さえれば、誰でもスムーズに取り組めるはずです。

①まずは「現金」の動きと額を確定させる

実務では、一番わかりやすい「現金（または預金）」の動きから考えるのが鉄則です。「いくら入ったか／出たか」という事実を確認しましょう。

またExcelに入力する際は、日付、内容、金額を、必ず1行1データの形式（リスト形式）で記録してください。Excelの「テーブル機能」を使うと、データが増えても範囲が自動拡張されるため管理が格段に楽になります。

②相手の勘定科目（取引の原因）を選んで埋める

現金の動きが決まったら、その反対側に、お金が動いた「原因」となる科目を特定します。

例えば、10万円のパソコンを現金で購入した場合、資産である「備品」が10万円増えるため左側に、同じく資産の「現金」が10万円減るため右側に記載します。このように原因と結果をセットで捉えましょう。

入力ミスを防ぐには、プルダウンリストの活用が有効です。マスターシート（参照用シート）から情報を参照する設定を組み込むと良いでしょう。あらかじめ作成した科目リストから参照する設定にしておけば、打ち間違いによる集計エラーを未然に防げます。

【注意点】「掛け取引」は発生のタイミングで記載

商取引では、代金を後で支払う「掛け」が発生します。この場合、現金が動いていなくても「発生」した時点で記録します。これを「発生主義」と呼び、正しい損益把握には欠かせません。

Excel管理では、「未払金」や「買掛金」として記録し、後日支払った際に消し込む（相殺する）処理が必要です。データの参照ルールをシンプルにし、どの請求書が支払済みかを管理しやすいようにフラグを立てておくなど、工夫して記録しましょう。

複雑な仕訳業務は「xoBlos」で自動化して効率化しよう

Excelでの仕訳管理は便利ですが、課題も少なくありません。特にデータが増えると、人の手による管理には限界が訪れます。

手作業でのデータ入力や転記はミスの原因になりやすい

データ量が増えると、Excelの動作は徐々に重くなっていきます。また、複数人での同時編集による上書きミスや、複雑な計算式の破損といったリスクも無視できません。複雑な計算や多段階の割り当てを行うと、ミスを見抜くのは困難です。どれほど注意しても、手動入力によるエラーはゼロにできません。わずかな数値ミスが、経営判断を誤らせる大きなリスクにつながる恐れもあります。

Excel作業をプログラミング不要で自動化できるxoBlos

そこで検討したいのが、Excel業務を自動化する「xoBlos」です。Excelの良さを活かしたまま、定型作業を自動化できます。通常、高度な自動化にはVBAやデータベース構築が必要です。しかし、これらを使いこなすには専門的な知識が欠かせません。xoBlosなら、プログラミング不要でデータの統合や集計が可能です。CSVの取り込みやレポート生成まで、ワンクリックで完了します。手作業の負担を減らし、経理としてより価値の高い分析業務に集中できる環境を整えましょう。

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自動仕訳を実現しました！経理業務の効率化に成功した流通・小売業でのxoBlos導入事例

まとめ

会計仕訳は、企業の経済活動を数値化する大切な作業です。正しいルールを身につければ、経営の現状がクリアに見えてきます。Excelでの管理は導入しやすいものの、運用負荷やミスへの対策が欠かせません。

データの信頼性を守りつつ効率化を図るなら、ツールの活用が有効な手段です。xoBlosなら、今の業務フローを大きく変えることなく、手作業のミスと時間を大幅に削減できます。正確なデータこそが、次の一手を決める強力な武器になるはずです。

貴社の業務に合わせた最適な活用方法をアドバイザーが丁寧にご提案しますので、まずはお気軽に資料請求やお問い合わせをご活用ください。

この記事を書いた人

DITマーケティングサービス株式会社　
長谷川

2015年入社。2017年よりxoBlos事業部に所属し、営業として業務効率化や課題解決を支援。近年はCS活動にも注力し、運用後のフォローや改善提案にも積極的に関与。中小企業から大手まで幅広い顧客に対応し、顧客に寄り添う提案で導入後も成果を出せる体制づくりをサポートしている。